Jak przenieść bazę klientów, grupy oraz rozliczenia do Grupli bez ręcznego przepisywania?

Zacznij od daty, nie od kopiowania wszystkiego

Wybierz dzień, od którego organizacja prowadzi bieżący grafik i rozliczenia w Grupli. Może to być początek miesiąca albo inny uzgodniony termin. Ta data oddziela wcześniejsze zaległości od nowych należności za zajęcia. Dzięki temu nie musisz odtwarzać całego poprzedniego sezonu, aby rozpocząć codzienną pracę.

Przykładowo szkoła językowa rozpoczyna pracę w Grupli 1 listopada. W pliku umieszcza zajęcia od listopada, uczestników tych grup oraz pozostałe zaległości z wcześniejszymi terminami płatności. Przed zatwierdzeniem porównuje podgląd z dotychczasowymi zestawieniami. Jeśli listopad został już opłacony w starym systemie, trzeba uzgodnić sposób ujęcia tych kwot, aby nie naliczyć klientowi tego samego zobowiązania ponownie.

Jeden szablon, kilka powiązanych arkuszy

Administrator Grupli udostępnia szablon XLSX. Są w nim osobne arkusze: Uczestnicy, Prowadzący, Grupy, Grafik, Przypisania i Salda otwarcia. Wypełniasz te części, które są potrzebne w Twojej organizacji. Dane wyeksportowane z innej aplikacji lub zapisane w Excelu służą jako źródło — ich kolumny trzeba dopasować do szablonu. Import nie jest bezpośrednią integracją z każdym zewnętrznym systemem.

Uczestnik potrzebuje własnego ID w pliku, imienia i nazwiska, poprawnego e-maila oraz decyzji TAK/NIE dotyczącej zaproszenia. Telefon i dane opiekuna są opcjonalne. ID łączy tę samą osobę z przypisaniami do grup i saldem. Jeśli klient chodzi na angielski i hiszpański, wpisujesz go raz do arkusza osób, a dwa razy do przypisań — po jednym wierszu na grupę.

Podobnie przygotowujesz prowadzących. Możesz podać ich telefon i stawkę godzinową. Osoba będąca jednocześnie uczestnikiem i prowadzącym może występować w obu arkuszach. Istniejące konto nie jest zakładane ponownie. Wspólny adres e-mail różnych osób lub rozbieżność imion wymaga jednak wyjaśnienia; system nie scala takich rekordów bez rozstrzygnięcia.

Grupy i terminy zamiast pustego grafiku

W arkuszu grup podajesz nazwę, limit miejsc, cenę, sposób rozliczenia, rodzaj zajęć i dzień płatności. Możesz uzupełnić salę, poziom, opis oraz ID prowadzącego. Grafik obejmuje terminy jednorazowe lub cykliczne: datę początku, datę końca cyklu, dzień tygodnia i godziny. Przypisania wskazują uczestników oraz daty ich dołączenia.

Grupli sprawdza między innymi brakujące dane, powtórzone ID, poprawność dat, limity grup i konflikty terminów. Administrator otrzymuje podgląd, zanim cokolwiek zostanie zapisane. To dobry moment, aby porównać liczbę grup i osób z eksportem, sprawdzić salę oraz zobaczyć pierwszy i ostatni termin kursu.

Cena ZA_ZAJĘCIA oznacza opłatę za pojedynczy termin, rozliczaną miesięcznie. ZA_OKRES oznacza jedną opłatę za cały importowany okres. Przy przypisaniu osoby możesz wskazać cenę indywidualną albo rabat. Podgląd pokazuje należności wynikające z tych danych. Sama zgodność liczby uczestników nie wystarczy — sprawdź także kwoty i terminy płatności.

Zaległości przenosisz jako saldo, bez historii wpłat

Załóżmy, że wcześniejsza należność klienta wynosiła 500 zł, a zapłacił już 350 zł. Do salda otwarcia wpisujesz wyłącznie pozostałe 150 zł, z terminem wymagalności wcześniejszym niż dzień rozpoczęcia pracy w Grupli. Nie importujesz 500 zł jako nowej opłaty ani 350 zł jako historycznej wpłaty.

Taka kwota trafia do rozliczeniowej grupy „Import Grupli”. Jest to jeden wiersz zaległości na uczestnika, opisany datą przeniesienia. Grupa nie prowadzi zajęć i nie służy do zapisów online. Gdy klient później ureguluje zaległość, organizator może zaksięgować rzeczywiście otrzymaną wpłatę. Nowe opłaty wynikające z grafiku pozostają oddzielone od salda przeniesionego.

Historyczne wyciągi i wcześniejsze zestawienia zachowaj w swoim archiwum. Import salda ma dać aktualny punkt startu, a nie odtworzyć dokumentację wszystkich dawnych rozliczeń.

Import i zaproszenia to dwa osobne kroki

Po sprawdzeniu pliku administrator zatwierdza import. Operacja zapisuje dane i pojawia się w historii. Ponowne zatwierdzenie tego samego pliku nie tworzy kolejnego kompletu osób, grup i należności. Jeśli zapis zakończy się błędem, wycofywany jest cały import.

Dopiero po sprawdzeniu danych uruchamiane są zaproszenia. Oznaczenie TAK w szablonie kwalifikuje osobę do wysyłki, a NIE pozostawia jej profil bez automatycznego zaproszenia. Można też przygotować same linki do skopiowania. Użytkownicy z wymaganym aktywnym dostępem są pomijani, a uczestnik pełniący również rolę prowadzącego może otrzymać jedno zaproszenie obejmujące obie wskazane role.

Link jest jednorazowy i ważny 7 dni. Nowy użytkownik zakłada konto z własnym hasłem, a osoba posiadająca konto loguje się na nie i przyjmuje zaproszenie. Nie trzeba tworzyć drugiego loginu przy zmianie organizatora. Po aktywacji klient otrzymuje dostęp do swoich przypisań, a prowadzący do odpowiednich grup. Historia wiadomości jest widoczna w skrzynce nadawczej organizatora.

Administrator może wstrzymać kolejkę i wznowić ją później. Informacja „przyjęte przez dostawcę poczty” oznacza przyjęcie wiadomości do obsługi, a nie potwierdzenie jej odczytania. Jeżeli wynik wysyłki jest niepewny, system nie wysyła automatycznie kolejnej kopii.

Po imporcie ustaw zasady pracy swojej firmy

Plik przenosi bazę operacyjną, natomiast organizator uzupełnia ustawienia, które określają sposób pracy firmy: logo, dane do płatności i rachunek bankowy, aktualny regulamin oraz zgody. Warto sprawdzić dane finansowe przed pierwszą wiadomością do uczestników.

Następnie skonfiguruj publiczne zapisy na kursy, automatyczne rozpatrywanie i listę rezerwową. Dopasuj szablony wiadomości, przypomnienia o płatnościach, zasady zgłaszania nieobecności i odrabiania. Zweryfikuj dostępność prowadzących oraz stawki. Import nie nadpisuje obecnej stawki prowadzącego, który ma już konto w organizacji.

Nie przenosimy haseł, dawnych akceptacji regulaminów, historii obecności, postępów ani wiadomości ze starego systemu. Nie należy traktować importu profilu jako potwierdzenia, że uczestnik zaakceptował aktualne dokumenty. Te elementy wymagają osobnego uporządkowania w procesie rozpoczęcia pracy.

Dobry start dla szkoły, klubu i pracowni

Szkoła językowa może rozpocząć od grup, lektorów i cyklicznych lekcji. Studio tańca przeniesie listy uczestników oraz terminy zajęć w salach. Pracownia warsztatowa wykorzysta terminy jednorazowe i opłatę za cały kurs. W każdym przypadku cel jest taki sam: rozpocząć pracę na uporządkowanej bazie, zamiast odtwarzać ją osoba po osobie.

Załóż organizację w Grupli i skontaktuj się z zespołem, podając źródło danych oraz przybliżoną liczbę uczestników i grup. Ustal przygotowanie szablonu, sposób przekazania pliku i dzień rozpoczęcia. Przez pierwsze 30 dni organizacja korzysta ze wszystkich wdrożonych funkcji PRO. Po okresie próbnym możesz wybrać płatną kontynuację; bez opłaty dane pozostają dostępne tylko do odczytu.

Wprowadź to w swojej firmie

1. Ustal dzień rozpoczęcia pracy w Grupli.
2. Przygotuj uczestników, prowadzących, grupy i terminy na szablonie XLSX.
3. Oddziel wcześniejsze zaległości od nowych opłat za zajęcia.
4. Wspólnie z administratorem sprawdź podgląd i zatwierdź dane.
5. Uzupełnij ustawienia organizacji, a następnie uruchom zaproszenia.

Przeniesienie danych ma ułatwić start. Sprawdzony plik, czytelne salda i osobna wysyłka zaproszeń pozwalają przejść do Grupli w kontrolowany sposób.