Dane i identyfikacja
Logo organizacji, dane do płatności, numer rachunku i informacje o tytule przelewu.
Z EXCELA LUB INNEGO SYSTEMUTwoje grupy już działają.
Twoje grupy już działają.
Przenieś je do Grupli.
Nie musisz dodawać każdej osoby i każdych zajęć od początku. Przygotuj dane na szablonie Grupli, a administrator przeniesie je do Twojej organizacji po sprawdzeniu podglądu.
- 30 dni pełnej wersji
- Bez automatycznych opłat
- Działa w przeglądarce, bez instalacji
Co przeniesiemy z pliku?
Import obsługuje plik XLSX na szablonie Grupli. Nie łączy się bezpośrednio z innymi aplikacjami — dane z ich eksportu trzeba dopasować do szablonu.
| Dane | Co przygotować | Efekt w Grupli |
|---|---|---|
| Uczestnicy | ID, imię i nazwisko, e-mail, TAK/NIE dla zaproszenia. Opcjonalnie telefon i opiekun. | Profil uczestnika i kontakty. Jedna osoba może mieć przypisania do kilku grup. |
| Prowadzący | ID, imię i nazwisko, e-mail oraz decyzja o zaproszeniu. Opcjonalnie telefon i stawka godzinowa. | Prowadzący przypisany do grup. Nowa osoba uzyskuje dostęp po przyjęciu zaproszenia. |
| Grupy | Nazwa, limit miejsc, cena, sposób rozliczenia, rodzaj i dzień płatności. Opcjonalnie prowadzący, sala, poziom i opis. | Grupy gotowe do dalszej konfiguracji i prowadzenia zajęć. |
| Grafik | ID grupy, daty i godziny. Dla cyklu także data końca oraz dzień tygodnia. | Terminy jednorazowe lub cykliczne od dnia rozpoczęcia pracy w Grupli. |
| Przypisania | ID uczestnika, ID grupy i data dołączenia. Opcjonalnie cena indywidualna albo rabat. | Właściwe osoby w grupach oraz należności wynikające z importowanego harmonogramu. |
| Salda otwarcia | ID uczestnika, pozostała należność i termin wcześniejszy niż dzień rozpoczęcia pracy. Opcjonalnie opis. | Jedna zaległość na osobę w rozliczeniowej grupie „Import Grupli”. |
Szablon i jego aktualne wymagania udostępnia administrator. Limit jednego pliku: 2 MB i 3000 wierszy danych. Wspólny e-mail różnych osób wymaga wyjaśnienia przed importem.
Od Twojego pliku do działającej organizacji
Ustal dzień rozpoczęcia
Wybierz datę, od której grafik i bieżące rozliczenia prowadzisz w Grupli. Administrator wykonuje import w Twojej organizacji.
Przygotuj plik na szablonie
Dane z dotychczasowego arkusza lub eksportu przepisujesz do kolumn szablonu Grupli. Wypełniasz tylko potrzebne arkusze.
Sprawdź dane i należności
Przed zatwierdzeniem administrator widzi osoby, grupy, terminy, konflikty, planowane zaproszenia i kwoty do naliczenia. Błędy trzeba poprawić.
Zatwierdź import
Osoby, grupy, przypisania i rozliczenia trafiają do organizacji. Historia importów pozwala sprawdzić, co zostało przeniesione.
Zaproś uczestników i zespół
Po sprawdzeniu danych administrator osobno uruchamia zaproszenia zgodnie z oznaczeniem TAK/NIE. Można też przygotować same linki.
ROZLICZENIA BEZ UTRATY KONTEKSTU
Wiesz, kto jeszcze ma zapłacić.
Przenosimy kwotę, która pozostała do zapłaty — bez odtwarzania dawnych wpłat. Zaległość jest oddzielona od nowych należności za zajęcia.
Grupa „Import Grupli” służy wyłącznie rozliczeniom: nie ma zajęć ani publicznych zapisów. Otrzymane już po migracji wpłaty możesz normalnie księgować.
Dane przeniesione. Zasady ustalasz Ty.
Po imporcie dopasujesz Grupli do sposobu pracy swojej firmy. Te ustawienia organizator uzupełnia bezpośrednio w panelu:
Regulamin i zgody
Aktualny regulamin organizatora oraz treści wymaganych i opcjonalnych zgód. Dawne akceptacje nie są odtwarzane.
Zapisy i komunikacja
Otwarcie zapisów online, automatyczne rozpatrywanie, lista rezerwowa, szablony wiadomości i przypomnienia.
Codzienna praca zespołu
Zasady nieobecności i odrabiania, dostępność prowadzących, przegląd stawek oraz uprawnień.
Nie importujemy historii obecności, postępów, wiadomości, dokumentów ani haseł ze starego systemu. Zachowaj potrzebne archiwum w dotychczasowym miejscu.
Pytania przed przeniesieniem
Czy mogę użyć eksportu z innej aplikacji?
Tak, jako źródła danych. Trzeba jednak przenieść wartości do odpowiednich arkuszy i kolumn szablonu XLSX Grupli. Nie jest to automatyczna integracja z dowolnym systemem.
Czy import od razu wyśle wiadomości do klientów?
Nie. W pliku wskazujesz TAK lub NIE, a po sprawdzeniu zapisanych danych administrator osobno uruchamia zaproszenia. Można przygotować same linki i przekazać je wybranym osobom. Każdy link jest jednorazowy i ważny 7 dni.
Co, jeśli uczestnik ma już konto Grupli?
Korzysta z tego samego konta. Jeśli potrzebuje dostępu do kolejnej organizacji, przyjmuje zaproszenie po zalogowaniu. Osoby z wymaganym aktywnym dostępem są pomijane przy wysyłce.
Czy nowe konto będzie miało przypisane zajęcia?
Po przyjęciu zaproszenia uczestnik zobaczy swoje przypisania, a prowadzący otrzyma dostęp do przypisanych grup. Jedna osoba może łączyć obie role.
Jak uniknąć podwójnych należności?
Ustal dzień rozpoczęcia pracy. W saldach podaj tylko wcześniejsze zaległości, a w grafiku terminy od tej daty. Przed zatwierdzeniem sprawdź nowe należności: ZA_ZAJĘCIA oznacza cenę za termin rozliczaną miesięcznie, ZA_OKRES — jedną opłatę za cały importowany okres.
Od czego zacząć?
Załóż organizację i skontaktuj się z nami. Podaj, z jakiego systemu lub arkusza korzystasz oraz przybliżoną liczbę osób i grup. Ustalimy przygotowanie szablonu i sposób przekazania danych.
Zacznij z bazą, którą już masz.
Przygotuj organizację w Grupli i ustal z nami przeniesienie danych. Pierwsze 30 dni to dostęp do wszystkich wdrożonych funkcji PRO.
Przeczytaj poradnik o przygotowaniu migracji