Program do zarządzania szkołą korepetycji – uczniowie, nauczyciele i rozliczenia

Jednoosobowy korepetytor może przez długi czas korzystać z kalendarza i prostego arkusza. Gdy jednak firma zaczyna zatrudniać kolejnych nauczycieli, pojawiają się problemy charakterystyczne dla pełnoprawnej szkoły: wspólny grafik, przydzielanie uczniów, różne ceny, zastępstwa, płatności i rozliczanie prowadzących.

Wtedy przydaje się program do zarządzania szkołą korepetycji.

Czym szkoła korepetycji różni się od pojedynczego korepetytora?

Największą zmianą jest liczba relacji. Właściciel nie tylko umawia ucznia, ale musi również znaleźć odpowiedniego nauczyciela, kontrolować jego dostępność i później rozliczyć wykonaną pracę.

Do tego dochodzą rodzice, płatności, odwołania oraz różne stawki. Informacja przestaje mieścić się w jednym prywatnym kalendarzu.

Wspólny grafik nauczycieli

Każdy prowadzący powinien mieć własny widok, ale administrator potrzebuje pełnej perspektywy. System powinien pozwalać szybko zobaczyć, kto ma zajęcia i kiedy, a także przypisać ucznia do właściwego terminu.

Przy pracy grupowej dochodzą jeszcze grupy, sale i limity miejsc.

Baza uczniów zamiast kilku arkuszy

Karta ucznia powinna łączyć:

• dane kontaktowe,
• przypisanego nauczyciela,
• grafik,
• historię zajęć,
• obecności,
• cenę,
• płatności,
• wiadomości.

Taka baza pełni funkcję prostego CRM. Więcej o tym podejściu znajdziesz w artykule CRM dla organizatora zajęć.

Rodzic i uczeń mogą być różnymi osobami

W przypadku dzieci dane uczestnika i płatnika są często różne. Rodzic powinien otrzymywać wiadomości i informacje finansowe, a historia zajęć jest przypisana do ucznia.

System musi pozwalać zachować tę zależność.

Indywidualne ceny są normą

W korepetycjach bardzo często różne osoby płacą różne stawki. Cena zależy od przedmiotu, poziomu, długości lekcji czy prowadzącego.

Dlatego sztywna jedna cena dla całej organizacji jest niewystarczająca. Przydają się indywidualne ceny, rabaty i harmonogramy.

Obecności i odwołania

Nauczyciel powinien mieć prosty sposób potwierdzenia, że lekcja się odbyła. To ważne zarówno dla historii ucznia, jak i późniejszego rozliczenia wynagrodzenia.

Jeśli klient odwołuje lekcję, warto zarejestrować to w systemie zgodnie z zasadami szkoły, zamiast trzymać informację tylko w rozmowie na komunikatorze.

Jak rozliczać nauczycieli?

W zależności od modelu współpracy nauczyciel może być rozliczany za godzinę, przeprowadzoną lekcję lub według innej stawki. Jeżeli dane o zajęciach są już w systemie, można na ich podstawie przygotować zestawienie.

Temat rozwijamy w artykule Jak rozliczać trenerów i instruktorów za prowadzone zajęcia?. Te same zasady można zastosować do lektorów i korepetytorów.

Komunikacja bez prywatnych numerów

Przy rozbudowanym zespole warto ograniczyć sytuacje, w których cała relacja z klientem pozostaje na prywatnym komunikatorze nauczyciela. Firma powinna zachować dostęp do najważniejszych informacji i historii komunikacji.

System pozwala wysyłać wiadomości w kontekście ucznia lub grupy.

Zapisy online przyspieszają nabór

Jeżeli szkoła prowadzi zajęcia grupowe lub regularnie pozyskuje nowych uczniów, system zapisów online może ograniczyć liczbę telefonów i ręcznych formularzy.

Przy indywidualnych korepetycjach proces może wymagać dopasowania nauczyciela, więc warto traktować zapis jako zgłoszenie, które administrator później kwalifikuje.

Raporty właściciela szkoły

Właściciel powinien móc odpowiedzieć na podstawowe pytania:

• ilu mamy aktywnych uczniów,
• ilu nauczycieli prowadzi zajęcia,
• jakie są zaległe płatności,
• ile lekcji odbyło się w miesiącu,
• jakie jest obciążenie nauczycieli.

To pozwala podejmować decyzje bez ręcznego składania kilku arkuszy.

Kiedy warto wdrożyć system?

Dobrym momentem jest przejście z modelu „ja + kilku uczniów” do modelu „zespół + wielu klientów”. Im wcześniej ustalisz wspólne zasady danych i grafiku, tym łatwiej skalować firmę.

Jeżeli nadal wahasz się między arkuszem a dedykowanym narzędziem, zobacz Excel czy program do zarządzania zajęciami?.

Grupli dla korepetytorów i szkół korepetycji

Grupli może służyć zarówno pojedynczemu korepetytorowi, jak i organizacji pracującej z kilkoma prowadzącymi. Zobacz Grupli dla korepetytorów.

Najczęstsze pytania

Czy system ma sens dla jednego korepetytora?

Tak, jeśli chcesz uporządkować grafik, płatności i dane uczniów. Największą korzyść odczuwa się jednak wraz ze wzrostem liczby klientów.

Czy można przypisać ucznia do konkretnego nauczyciela?

Tak powinien działać system dla szkoły korepetycji – prowadzący i uczestnik muszą być połączeni przez zajęcia lub grupę.

Czy każdy nauczyciel widzi wszystkich uczniów?

Nie powinien. Najlepiej, gdy uprawnienia ograniczają widok do osób i zajęć związanych z danym prowadzącym.

Czy można ustawić różne stawki?

Tak, system powinien wspierać indywidualne ceny i warunki rozliczeń.

Przetestuj system na kilku uczniach

Wypróbuj 30 dni za darmo, dodaj dwóch nauczycieli i kilku uczniów. To najszybszy sposób, aby ocenić, czy wspólny system uprości codzienną pracę.