Kto już zapłacił? Rozliczenia bez zgadywania
Przy kilkudziesięciu uczestnikach trudno pamiętać, czy wpłata dotyczy bieżącego kursu, poprzedniej zaległości czy tylko części należności.
Oddziel należność od otrzymanej wpłaty
Studio tańca prowadzi grupy w różnych cenach. Jedna osoba płaci całość, druga wpłaca część, a trzecia jeszcze nie zapłaciła. W Grupli możesz zapisać należność i otrzymane wpłaty oraz sprawdzać pozostałą kwotę do rozliczenia.
Dane o wpłatach wprowadzasz na podstawie potwierdzonego wpływu, na przykład wyciągu bankowego. Aplikacja nie pobiera obecnie automatycznie historii konta bankowego i nie zastępuje programu księgowego. Deklaracja klienta „przelew wysłany” nie jest tym samym co zaksięgowany wpływ.
Przypominaj na podstawie aktualnego salda
Przed wysłaniem wiadomości odnotuj najnowsze wpłaty. Następnie w powiadomieniach wybierz osoby z kwotą do zapłaty i użyj zmiennych salda oraz terminu. Ten filtr obejmuje także należności, których termin jeszcze nie minął — dopasuj treść komunikatu do sytuacji.
Przy korektach zachowuj opis przyczyny. Zmiana należności po rezygnacji albo udzieleniu rabatu powinna wynikać z ustaleń z klientem, a nie służyć ukrywaniu nierozliczonej różnicy.
Wprowadź to w swojej firmie
- Porównaj wpływy z banku z uczestnikami w panelu.
- Zapisz wpłaty i sprawdź pozostałe kwoty.
- Dopiero potem przygotuj przypomnienia dla wybranych odbiorców.
Najlepsze przypomnienie o płatności zaczyna się od aktualnych danych.
Przykłady są ilustracyjne. Dostęp do funkcji zależy od roli konta i konfiguracji organizacji.
Wypróbuj 30 dni za darmo